Witamy w Systemie
Ochrony Sygnalistów

Z ang. Whistleblower jest to osoba dokonująca zgłoszenia, pracująca w sektorze prywatnym bądź publicznym, która uzyskała informację na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą, niezależnie od tego, czy stosunek pracy trwa, ustał, czy dopiero ma zostać nawiązany.

Wyróżnić można sygnalistów wewnętrznych (pracowników, wspólników) i zewnętrznych (byłych pracowników, osoby rekrutowane, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, wolontariuszy, stażystów, wykonawców, dostawców, podwykonawców, kontrahentów  itp).

„Naruszenie”

Jest to działanie lub zaniechanie działania, które jest niezgodne z prawem i dotyczy aktów UE i dziedzin objętych tym zakresem lub są sprzeczne z przedmiotem, celem przepisów zawartych w aktach UE i dziedzinach objętych zakresem przedmiotowym.

„Zgłoszenie”

Zgłoszenie przekazanie informacji na temat naruszeń.

Katalog zgłoszeń jest szeroki, natomiast w Dyrektywie UE (DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii) (LINK https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32019L1937&from=PL

 znalazły się przykładowe typy naruszeń w takich sferach jak:

• zamówienia publiczne (w tym przypadku korupcji, karteli, zmów przetargowych);
• usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami;
• bezpieczeństwo transportu;
• ochrona środowiska;
• ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe;
• bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt;
• zdrowie publiczne;
• ochrona konsumentów;
• ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych
• bezpieczeństwo sektora energetycznego
• bezpieczeństwo sektora bankowego
• bezpieczeństwo dostawców kluczowych  usług cyfrowych (np. usług przetwarzania w chmurze)
• bezpieczeństwo dostawców podstawowych mediów (gazu, prądu, wody).

Chroni osoby, które chciały (nawet od dłuższego czasu) zgłosić jakieś nieprawidłowości, ale obawiały się konsekwencji. Teraz mają taką możliwość, gdyż dyrektywa zapewnia im szeroką ochronę. I nie tylko im- także osobom trzecim powiązanym ze zgłaszającym. Dyrektywa zakazuje działań odwetowych względem sygnalisty. Dotychczas  w polskim porządku prawnym brak było jednej regulacji, która w sposób oczywisty zapewniała ochronę sygnalistom.

Dyrektywa zapewnia sygnaliście ochronę  w związku z dokonaniem zgłoszenia

1. Zakaz działań odwetowych.
2. Środki wsparcia, w tym pomoc prawną, finansową i psychologiczną.
3. Środki ochrony przed działaniami odwetowymi – odpowiednie zapisy prawne chroniące osoby, które dokonały zgłoszenia, w tym brak odpowiedzialności prawnej w uzasadnionych sytuacjach.
4. Środki ochrony osób, których dotyczy zgłoszenie, w tym m.in. dostęp do uczciwego procesu, dostęp do akt, domniemanie niewinności, prawo do obrony oraz ochrona tożsamości
5. Sankcje dla osób, które utrudniają działania sygnaliście, w tym podejmują działania odwetowe, wszczynają uciążliwe postępowania wobec Sygnalistów.

Zabrania się tzw. odwetu w stosunku do osoby dokonującej zgłoszenia. Katalog działań zabronionych (Na podstawie art. 19 Dyrektywy UE):

1. Zawieszenie, przymusowy urlop bezpłatny, zwolnienie lub równoważne środki;
2. Degradacja lub wstrzymanie awansu;
3. Przekazanie obowiązków, zmiana miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia, zmiana godzin pracy;
4. Wstrzymanie szkoleń;
5. Negatywna ocena wyników lub negatywna opinia o pracy;
6. Nałożenie lub zastosowanie jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary, w tym finansowej;
7. Przymus, zastraszanie, mobbing lub wykluczenie;
8. Dyskryminacja, niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
9. Nieprzekształcenie umowy o pracę na czas określony w umowę o prace na czas nieokreślony, w sytuacji gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie;
10. Nieprzedłużenie lub wcześniejsze rozwiązanie umowy o prace na czas określony;
11. Szkoda, w tym nadszarpnięcie reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych, lub i strat finansowych, w tym strat gospodarczych i utraty dochodu;
12. Umieszczenie na czarnej liście na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, co może skutkować tym, że dana osoba nie znajdzie w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub danej branży;
13. Wcześniejsze rozwiązanie lub wypowiedzenie umowy dotyczącej towarów lub umowy o świadczenie usług;
14. Zabranie licencji lub zezwolenia;
15. Skierowanie na badania psychiatryczne lub lekarskie.

Aby korzystać z ochrony na mocy dyrektywy UE, osoby dokonujące zgłoszenia powinny mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, w świetle okoliczności i informacji, jakimi dysponują w momencie zgłaszania, że zgłaszane przez nie kwestie są prawdziwe.

Wymóg ten zapewnia, aby osoba dokonująca zgłoszenia nie została pozbawiona ochrony w przypadku, gdy zgłosiła niedokładne informacje na temat naruszeń wskutek niezamierzonego błędu. Podobnie osoby dokonujące zgłoszenia powinny być uprawnione do ochrony na mocy niniejszej dyrektywy, jeżeli mają uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacje będące przedmiotem zgłoszenia są objęte jej zakresem stosowania. Motywy osób dokonujących zgłoszenia, jakimi kierują się dokonując zgłoszenia, nie powinny mieć znaczenia przy podejmowaniu decyzji, czy powinny one otrzymać ochronę.

Jednocześnie ochroną nie powinno się obejmować osób zgłaszających informacje, które są już w pełni publicznie dostępne, ani w przypadku zgłaszania nieuzasadnionych plotek i pogłosek.

Kanały przyjmowania zgłoszeń zostały zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w sposób zapewniający poufność i ochronę tożsamości sygnalisty (ale też osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu) oraz uniemożliwiające uzyskanie do nich dostępu osobom nieupoważnionym.

W przypadku naszego systemu wiadomość w sposób automatyczny (bez pośrednictwa jakichkolwiek innych osób w tym naszych pracowników) trafi prosto do upoważnionej osoby wyznaczonej do odbioru takich komunikatów w organizacji której zgłoszenie dotyczy (o ile posiada ważną umowę).

Zakres przekazywanych informacji będzie oryginalny (nie zostanie poddany jakimkolwiek modyfikacjom) przekazane zostaną tylko te dane które Sygnalista wpisze w zgłoszeniu (nie zostanie przekazany np. do ww. osoby nr IP urządzenia z którego korzysta Sygnalista).  Zgłoszenie zostanie przekazane w czasie rzeczywistym – czas dotarcia wiadomości do adresata zależy od szybkości łączy Nadawcy i Odbiorcy. Zalecamy aby Odbiorca komunikatu poinformował Sygnalistę  o otrzymaniu zgłoszenia oraz dalszych działaniach następczych jakie będą podjęte zgodnie z przyjęta w organizacji procedurą.

Działania następcze mają doprowadzić do zbadania i oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz zaradzenia naruszeniom będącym przedmiotem zgłoszenia. Polegać one mają w szczególności na dochodzeniu wewnętrznym, postępowaniu wyjaśniającym  oraz podjęciu wszelkich możliwych działań mających na celu zapobieżenie incydentom objętym zgłoszeniem w przyszłości.

Szczegółowy tryb rozpatrywania zgłoszeń oraz terminy na udzielenie odpowiedzi zostały opisane w wewnętrznej procedurze organizacji której zgłoszenie dotyczy – co do zasady czas na potwierdzenie otrzymania zgłoszenia nie powinien przekraczać siedmiu dni, a czas na udzielenie zwrotnej odpowiedzi Sygnaliście nie powinien przekraczać trzech miesięcy.

Wszystkie możliwe kanały zgłaszania nieprawidłowości zostały określone w wewnętrznej procedurze organizacji której zgłoszenie dotyczy – jednym z nich jest możliwość skorzystania z poniższego formularza zgłaszania naruszeń.

Możesz przekazać zgłoszenie dowolnej treści – sugerujemy jednak, aby ułatwić właściwą ocenę Twojego zgłoszenia i zapewnić Ci należytą ochronę, aby kierować się poniższymi wskazówkami:

1. Określ dobro, które w Twojej ocenie zostało zagrożone lub naruszone. Czy chodzi na przykład o mienie pracodawcy, środowisko pracy, bezpieczeństwo pracowników, kwestie mobbingu, dyskryminacji, środowisko naturalne, bezpieczeństwo konsumentów, finanse publiczne etc.?
2. Określ  jaka jest wg. Ciebie skala zagrożenia lub naruszenia.
3. Opieraj się na faktach. W przypadku informacji, co do których nie masz pewności, skonfrontuj je z innymi źródłami, poszukaj potwierdzenia w innych źródłach tak, abyś mógł wykazać co najmniej należytą staranność działania. Jeśli nie masz pewności, użyj adekwatnego języka.
4. Nigdy nie podawaj informacji świadomie nieprawdziwej. To wyłącza jakąkolwiek ochronę Ciebie.
5. Postaraj się o dowody. Nie jest Twoją rolą prowadzić postępowanie dowodowe, niemniej, możesz znaleźć się w konieczności wykazania prawdziwości swoich słów. W dalszym postępowaniu nieocenione mogą okazać się kopie e-maili, dokumentów, Twoje notatki sporządzane z rozmów z pracodawcą opatrzone datą etc. W swoim zgłoszeniu możesz opisać to czym dysponujesz, abyś mógł je przesłać później do osoby, która będzie rozpatrywać Twoje zgłoszenie.
6. Używaj właściwego języka. Bierzesz odpowiedzialność za swoje słowa.

Jeśli nie masz pewności co do potencjalnych nieprawidłowości lub nie dysponujesz dowodami, waż słowa. Określenia „popełniono przestępstwo” zastąp określeniem „wydaje się, że mogło dojść do nieprawidłowości”. Możesz również wprost napisać o braku pewności, np. „Mimo że nie dysponuję dowodami, okoliczności takie jak […], każą mi podnosić obawy dotyczące prawidłowości podjętych działań/zaistniałej sytuacji (…)” etc.

Nie przejaskrawiaj opisu faktów, unikaj ocen formułowanych w sposób skrajny.  Używaj języka proporcjonalnego do wagi nieprawidłowości oraz wagi naruszonego dobra. Jeśli rzecz dotyczy drobnych kradzieży w zakładzie pracy, określenie „zbrodnia” będzie nieadekwatne i nadmiarowe.

Unikaj określeń obraźliwych lub naruszających czyjeś dobra osobiste. Unikaj słów takich jak na przykład „złodziej”, „przestępca”, „ukradł”, nawet jeśli jesteś pewien, że doszło do czynu wyczerpującego znamiona przestępstwa kradzieży. Przedstaw sytuację opisowo. Zachowasz wówczas neutralność i wiarygodność.

Nigdy nie posługuj się inwektywami. Inwektywy drastycznie obniżają Twoje szanse na ochronę, nawet jeśli sytuacja, o której zawiadamiasz jest obiektywnie oburzająca. Inwektywy co do zasady nie mieszczą się w granicach dozwolonej krytyki. Ich używanie zniechęcać też będzie Twoich potencjalnych sprzymierzeńców do kontaktu oraz prowadzenia dialogu. Inwektywy niszczą Twoją wiarygodność zarówno na poziomie zakładu pracy jak i w kontaktach z organami państwowymi, dziennikarzami czy innymi podmiotami. Unikaj języka konfliktogennego.