Witamy w Systemie
Ochrony Sygnalistów

Na początek proponujemy zapoznać się z informacjami przeznaczonymi dla Sygnalistów będącymi odpowiedzią na najczęściej zadawane pytania. Na dole niniejszej strony znajduje się formularz do zgłaszania naruszeń i nieprawidłowości.
https://ochronasygnalistow365.pl/wp-content/uploads/2024/02/OCHRONA_SYGNALISTOW_Arago_Green_GRAFIKA_MODUL_2-min.png

FAQ najważniejsze pytania i odpowiedzi -
Informacje dla Sygnalisty

Kim jest Sygnalista? (rozwiń)

Z ang. Whistleblower jest to osoba dokonująca zgłoszenia, pracująca w sektorze prywatnym bądź publicznym, która uzyskała informację na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą, niezależnie od tego, czy stosunek pracy trwa, ustał, czy dopiero ma zostać nawiązany.

Wyróżnić można sygnalistów wewnętrznych (pracowników, wspólników) i zewnętrznych (byłych pracowników, osoby rekrutowane, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, wolontariuszy, stażystów, wykonawców, dostawców, podwykonawców, kontrahentów  itp).

Ważne pojęcia w związku z Ochroną Sygnalistów (rozwiń)
„Naruszenie”

Jest to działanie lub zaniechanie działania, które jest niezgodne z prawem i dotyczy aktów UE i dziedzin objętych tym zakresem lub są sprzeczne z przedmiotem, celem przepisów zawartych w aktach UE i dziedzinach objętych zakresem przedmiotowym.

„Zgłoszenie”

Zgłoszenie przekazanie informacji na temat naruszeń.

Jakie naruszenia może zgłosić Sygnalista? (rozwiń)

Katalog zgłoszeń jest szeroki, natomiast w Dyrektywie UE (DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii) (LINK https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32019L1937&from=PL

Rzetelność zgłaszanych informacji warunkiem ochrony Sygnalisty (rozwiń)

Aby korzystać z ochrony na mocy dyrektywy UE, osoby dokonujące zgłoszenia powinny mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, w świetle okoliczności i informacji, jakimi dysponują w momencie zgłaszania, że zgłaszane przez nie kwestie są prawdziwe.

Wymóg ten zapewnia, aby osoba dokonująca zgłoszenia nie została pozbawiona ochrony w przypadku, gdy zgłosiła niedokładne informacje na temat naruszeń wskutek niezamierzonego błędu. Podobnie osoby dokonujące zgłoszenia powinny być uprawnione do ochrony na mocy niniejszej dyrektywy, jeżeli mają uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacje będące przedmiotem zgłoszenia są objęte jej zakresem stosowania. Motywy osób dokonujących zgłoszenia, jakimi kierują się dokonując zgłoszenia, nie powinny mieć znaczenia przy podejmowaniu decyzji, czy powinny one otrzymać ochronę.

Jednocześnie ochroną nie powinno się obejmować osób zgłaszających informacje, które są już w pełni publicznie dostępne, ani w przypadku zgłaszania nieuzasadnionych plotek i pogłosek.

 
Co zapewnia nasz system ochrony sygnalistów? (rozwiń)

Kanały przyjmowania zgłoszeń zostały zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w sposób zapewniający poufność i ochronę tożsamości sygnalisty (ale też osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu) oraz uniemożliwiające uzyskanie do nich dostępu osobom nieupoważnionym.

Do kogo i w jaki sposób trafi zgłoszenie od Sygnalisty? (rozwiń)

W przypadku naszego systemu wiadomość w sposób automatyczny (bez pośrednictwa jakichkolwiek innych osób w tym naszych pracowników) trafi prosto do upoważnionej osoby wyznaczonej do odbioru takich komunikatów w organizacji której zgłoszenie dotyczy (o ile posiada ważną umowę).

Zakres przekazywanych informacji będzie oryginalny (nie zostanie poddany jakimkolwiek modyfikacjom) przekazane zostaną tylko te dane które Sygnalista wpisze w zgłoszeniu (nie zostanie przekazany np. do ww. osoby nr IP urządzenia z którego korzysta Sygnalista).  Zgłoszenie zostanie przekazane w czasie rzeczywistym – czas dotarcia wiadomości do adresata zależy od szybkości łączy Nadawcy i Odbiorcy. Zalecamy aby Odbiorca komunikatu poinformował Sygnalistę  o otrzymaniu zgłoszenia oraz dalszych działaniach następczych jakie będą podjęte zgodnie z przyjęta w organizacji procedurą.

Co to są działania następcze? (rozwiń)

Działania następcze mają doprowadzić do zbadania i oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz zaradzenia naruszeniom będącym przedmiotem zgłoszenia. Polegać one mają w szczególności na dochodzeniu wewnętrznym, postępowaniu wyjaśniającym  oraz podjęciu wszelkich możliwych działań mających na celu zapobieżenie incydentom objętym zgłoszeniem w przyszłości.

W jakim terminie mogę spodziewać się informacji dotyczącej mojego Zgłoszenia? (rozwiń)

Szczegółowy tryb rozpatrywania zgłoszeń oraz terminy na udzielenie odpowiedzi zostały opisane w wewnętrznej procedurze organizacji której zgłoszenie dotyczy – co do zasady czas na potwierdzenie otrzymania zgłoszenia nie powinien przekraczać siedmiu dni, a czas na udzielenie zwrotnej odpowiedzi Sygnaliście nie powinien przekraczać trzech miesięcy.

W jaki sposób jako Sygnalista mogę dokonać zgłoszenia nieprawidłowości? (rozwiń)

Wszystkie możliwe kanały zgłaszania nieprawidłowości zostały określone w wewnętrznej procedurze organizacji której zgłoszenie dotyczy – jednym z nich jest możliwość skorzystania z poniższego formularza zgłaszania naruszeń.

Co i w jaki sposób zawrzeć w Zgłoszeniu Nieprawidłowości? (rozwiń)

Możesz przekazać zgłoszenie dowolnej treści – sugerujemy jednak, aby ułatwić właściwą ocenę Twojego zgłoszenia i zapewnić Ci należytą ochronę, aby kierować się poniższymi wskazówkami:

  1. Określ dobro, które w Twojej ocenie zostało zagrożone lub naruszone. Czy chodzi na przykład o mienie pracodawcy, środowisko pracy, bezpieczeństwo pracowników, kwestie mobbingu, dyskryminacji, środowisko naturalne, bezpieczeństwo konsumentów, finanse publiczne etc.?
  2. Określ  jaka jest wg. Ciebie skala zagrożenia lub naruszenia.
  3. Opieraj się na faktach. W przypadku informacji, co do których nie masz pewności, skonfrontuj je z innymi źródłami, poszukaj potwierdzenia w innych źródłach tak, abyś mógł wykazać co najmniej należytą staranność działania. Jeśli nie masz pewności, użyj adekwatnego języka.
  4. Nigdy nie podawaj informacji świadomie nieprawdziwej. To wyłącza jakąkolwiek ochronę Ciebie.
  5. Postaraj się o dowody. Nie jest Twoją rolą prowadzić postępowanie dowodowe, niemniej, możesz znaleźć się w konieczności wykazania prawdziwości swoich słów. W dalszym postępowaniu nieocenione mogą okazać się kopie e-maili, dokumentów, Twoje notatki sporządzane z rozmów z pracodawcą opatrzone datą etc. W swoim zgłoszeniu możesz opisać to czym dysponujesz, abyś mógł je przesłać później do osoby, która będzie rozpatrywać Twoje zgłoszenie.
  6. Używaj właściwego języka. Bierzesz odpowiedzialność za swoje słowa.

Jeśli nie masz pewności co do potencjalnych nieprawidłowości lub nie dysponujesz dowodami, waż słowa. Określenia „popełniono przestępstwo” zastąp określeniem „wydaje się, że mogło dojść do nieprawidłowości”. Możesz również wprost napisać o braku pewności, np. „Mimo że nie dysponuję dowodami, okoliczności takie jak […], każą mi podnosić obawy dotyczące prawidłowości podjętych działań/zaistniałej sytuacji (…)” etc.

Nie przejaskrawiaj opisu faktów, unikaj ocen formułowanych w sposób skrajny.  Używaj języka proporcjonalnego do wagi nieprawidłowości oraz wagi naruszonego dobra. Jeśli rzecz dotyczy drobnych kradzieży w zakładzie pracy, określenie „zbrodnia” będzie nieadekwatne i nadmiarowe.

Unikaj określeń obraźliwych lub naruszających czyjeś dobra osobiste. Unikaj słów takich jak na przykład „złodziej”, „przestępca”, „ukradł”, nawet jeśli jesteś pewien, że doszło do czynu wyczerpującego znamiona przestępstwa kradzieży. Przedstaw sytuację opisowo. Zachowasz wówczas neutralność i wiarygodność.

Nigdy nie posługuj się inwektywami. Inwektywy drastycznie obniżają Twoje szanse na ochronę, nawet jeśli sytuacja, o której zawiadamiasz jest obiektywnie oburzająca. Inwektywy co do zasady nie mieszczą się w granicach dozwolonej krytyki. Ich używanie zniechęcać też będzie Twoich potencjalnych sprzymierzeńców do kontaktu oraz prowadzenia dialogu. Inwektywy niszczą Twoją wiarygodność zarówno na poziomie zakładu pracy jak i w kontaktach z organami państwowymi, dziennikarzami czy innymi podmiotami. Unikaj języka konfliktogennego.

FORMULARZ ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI
Arago Green

Pamiętaj, że wszystkie informacje jakie podasz poniżej zostaną przekazane automatycznie do osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń w organizacji której zgłoszenie dotyczy.
(podaj tylko te informacje które chcesz np. zamiast Imienia i nazwiska możesz użyć Pseudonimu):
Twój e-mail pod którym osoba upoważniona z organizacji będzie mogła skontaktować się z Tobą, aby doszczegółowić informacje z Twojego zgłoszenia i poinformować Cię o rezultatach postępowania wyjaśniającego. Pamiętaj, że możesz założyć anonimowy email na jednym z ogólnodostępnych portali, aby uniemożliwić identyfikację Twoich presonaliów.

Jeżeli masz jakieś uwagi lub zastrzeżenia do działania tej strony, wypełnij poniższe pole.

Naszym celem jest stałe doskonalenie naszych usług a Państwa opinie mogą nam w tym pomóc.
Będziemy ogromnie wdzięczni za wszelkie Państwa oceny, opinie i spostrzeżenia dotyczące jakości informacji na niniejszej stronie, sposobów z niej korzystania oraz warunków technicznych.
(1 – fatalny, 10 – zdecydowanie spełniający oczekiwania)
Zgodnie z obowiązującymi przepisami (RODO) jesteśmy zobligowani do poinformowania Państwa o zasadach przetwarzania danych osobowych.

Szanowni Państwo, niniejszy komunikat jest adresowany do osób fizycznych.

Uprzejmie informujemy, iż właścicielem marki Doradcy365.pl jest Ceres Holding Sp. z o.o i związku ze świadczonymi na usługami, zgodnie z art. 13 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy, że Administratorem Państwa danych osobowych jest Ceres Holding Sp. z o.o. , 52-315 Wrocław ul. Kobierzycka 20 BA, adres do korespondencji: 50-078 Wrocław u. Leszczyńskiego 4/29, tel. 500 181 151, e-mail: biuro@doradcy365.pl

Celem przetwarzania danych osobowych jest świadczenie usługi Ochrony sygnalistów w zakresie określonym w umowie pomiędzy Administratorem danych a Klientem Zamawiającym usługę (którym może być w zależności od łączącego stosunku z Sygnalistą: Pracodawca, Kontrahent, Potencjalny Pracodawca etc). Standardową zasadą jest obowiązek przekazania przez Administratora Danych do wyznaczonej osoby po stronie Klienta Zamawiającego usługę - wiadomości o oryginalnej (niezmodyfikowanej) treści jaką podał Sygnalista. Administrator danych nie będzie ujawniać - bez zgody Sygnalisty - żadnych danych w tym jego personaliów Klientowi Zamawiającemu usługę. Będzie natomiast zobowiązany do ujawnienia wszelkich posiadanych danych dotyczących Sygnalisty na żądanie uprawionych organów w tym ścigania (Policji, Prokuratury, Sądów) o ile organy te zwrócą się do Administratora danych o ich ujawnienie.

Podstawą prawną przetwarzania danych Sygnalisty jest co do zasady art. 6 ust. 1 lit. a. Należące do Państwa dane osobowe z racji wykonywanych usług mogą zostać przekazane innym odbiorcom, tj. podmiotom przetwarzającym, które stale współpracują z Administratorem, tj. obsłudze hostingowej, czy też podmiotowi obsługującemu Administratora w kwestiach IT, podmiotom oferującym usługi rozliczeniowe, w tym za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, doradcom prawnym, audytorom, ekspertom z zakresu ochrony danych osobowych oraz IT i tym podobnym osobom, z którymi współpracujemy w celu realizacji zadań naszej Spółki.

O ile nie wynika nic innego z charakteru przesłanej przez Państwa wiadomości, okresem przetwarzania jest czas trwania umowy z Klientem Zamawiającym, a następnie przez okres rozliczenia umowy a także przez okres niezbędny do obrony roszczeń i wynikający z przepisów prawa.

Informujemy, że mają Państwo prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych osobowych. Informujemy, że w dowolnie wybranym momencie mogą Państwo cofnąć zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem). Informujemy, że mają Państwo prawo do wniesienia skargi w związku z ewentualnymi nieprawidłowościami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych, do właściwego organu nadzorczego. Państwa dane osobowe nie będą poddawane procesowi automatycznego podejmowania decyzji w tym nie będą profilowane ani przekazywane do Państw trzecich. Jeśli chcą Państwo uzyskać dodatkowe informacje o przetwarzaniu swoich danych osobowych, w tym chcą Państwo uzyskać informację o dotychczasowej podstawie przetwarzania danych osobowych, skontaktujcie się Państwo z nami pisząc na adres biuro@doradcy365.pl
Właścicielem marki Ochrona Sygnalistów365
jest CERES HOLDING Sp. z o.o.
ul. Leszczyńskiego 4/29
50-078 Wrocław

Obsługujemy Klientów z całej Polski
Jesteśmy po toaby odciążyć Cię od biurokratycznych procedur
Odwiedź nasze strony społecznościowe
AVANTAGEHeadquarters
Organically grow the holistic world view of disruptive innovation via empowerment.
OUR LOCATIONSWhere to find us?
https://ochronasygnalistow365.pl/wp-content/uploads/2019/04/img-footer-map.png
GET IN TOUCHAvantage Social links
Taking seamless key performance indicators offline to maximise the long tail.

Copyright DORADCY365.